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Schul-Ratgeber

Termine, Vertretungsplan, Schulmanager: Daten automatisch auf die Website

Der Elternabend steht im Schulplaner, im Elternbrief und auf der Website, und an einer der drei Stellen ist er falsch. Doppelte Pflege kostet Zeit und erzeugt Fehler. Dabei liegen die meisten Daten längst in einem System. Sie müssen nur den Weg auf die Website finden.

Fakten geprüft: September 2026 · Lesezeit rund 6 Minuten

Das Wichtigste in Kürze

Termine, Vertretungspläne und Speisepläne müssen nicht von Hand auf die Schulwebsite übertragen werden. Viele Schulsysteme wie Schulmanager Online, IServ oder WebUntis geben ihre Daten als Kalenderabonnement, Export oder über eine Schnittstelle aus. Die Website übernimmt sie dann automatisch, im eigenen Design und barrierefrei. Öffentlich sind Termine wie Elternabende, Ferien und Schulfeste. Der Vertretungsplan gehört hinter den Login, ohne Abwesenheitsgründe und, für Schüler, ohne Lehrerkürzel.

Was sich verbinden lässt

Termine: Plattformen wie Schulmanager Online, IServ oder ein Microsoft-365-Kalender geben Termine als Kalenderabonnement (iCal) aus. Die Website übernimmt daraus die öffentlichen Termine, und ein neuer Termin erscheint dort, ohne dass jemand ihn abtippt.

Vertretungsplan: Er entsteht in Programmen wie WebUntis, DAVINCI oder Indiware. Statt eines PDFs oder eines fremden Fensters zeigt die Website den Plan im eigenen Design, nach Klasse gefiltert und hinter dem Login.

Speiseplan: Wenn der Caterer die Pläne digital bereitstellt, erscheinen sie automatisch auf der Website, samt Allergenen und Zusatzstoffen, so wie der Anbieter sie liefert.

Anmeldung mit dem Schulkonto: Geschützte Bereiche der Website, etwa für das Kollegium oder die Eltern, lassen sich an die Konten anbinden, die es an der Schule schon gibt, zum Beispiel in IServ oder Microsoft 365.

Drei Wege, drei Ergebnisse

Einbetten. Viele Anbieter liefern ein Fenster, das sich in die Website setzen lässt. Das geht schnell, hat aber Nachteile: Das Fenster sieht anders aus als die Website, ist auf dem Smartphone oft schwer lesbar und selten barrierefrei. Und beim Laden gehen Daten der Besucher an den Anbieter, was in der Datenschutzerklärung stehen muss.

Abonnieren. Die Website holt die Daten regelmäßig über ein Kalenderabonnement oder einen Export ab und zeigt sie im eigenen Design. Für Termine ist das der beste Weg: einfach, zuverlässig und ohne Datenfluss beim Besuch.

Anbinden. Über eine Schnittstelle des Herstellers holt die Website genau die Daten, die sie braucht, und nur diese. Das ist der Weg für den Vertretungsplan und die Anmeldung mit dem Schulkonto. Welcher Weg möglich ist, entscheidet der Hersteller, und das prüfen wir vorab.

Was öffentlich sein darf

Öffentlich: Termine für Eltern und Öffentlichkeit, Ferien, Schulfeste, Speisepläne und allgemeine Hinweise.

Hinter den Login: der Vertretungsplan. Aus ihm lässt sich ablesen, wer wann fehlt, und das ist ein personenbezogenes Datum der Lehrkräfte. Bewährt hat sich:

  • Für Schülerinnen, Schüler und Eltern: nur, welche Klasse und welche Stunde betroffen ist, mit Raum- und Fachänderung, ohne Lehrerkürzel
  • Für das Kollegium: mit Kürzeln, weil die Kolleginnen und Kollegen sie zur Abstimmung brauchen
  • Für alle: keine Abwesenheitsgründe

Maßgeblich sind die Vorgaben Ihres Landes und die Einschätzung Ihres Datenschutzbeauftragten. Den Rahmen für die ganze Website zeigt unsere DSGVO-Checkliste für die Schulwebsite.

Was Sie vorher klären sollten

  1. Welche Systeme nutzt die Schule? Eine kurze Liste reicht: Schulplattform, Stundenplan, Lernplattform, Mensa.
  2. Wo wird was gepflegt? Jede Information hat genau eine Quelle. Termine werden im Schulplaner gepflegt, nicht zusätzlich auf der Website.
  3. Was erlaubt der Hersteller? Manche Anbieter öffnen ihre Schnittstelle für fremde Websites, andere nur einen Export. Das klären wir mit Ihnen.
  4. Wer muss zustimmen? Bei Vertretungsplan und Schulkonten sind der Schulträger und der Datenschutzbeauftragte früh einzubeziehen.

Aus der Praxis

Den Kalender-Import aus Schulmanager Online setzen wir bereits bei Schulen ein: Das Sekretariat pflegt die Termine wie gewohnt im Schulmanager, öffentliche Kategorien wie Elternabende oder Ferien erscheinen automatisch im Kalender der Schulwebsite, filterbar und mit Kalenderdatei zum Mitnehmen für Eltern. Einmal pflegen, überall richtig.

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Können wir den Vertretungsplan auf der Schulwebsite anzeigen?

In der Regel ja, wenn Ihre Stundenplansoftware eine Schnittstelle oder einen Export anbietet, wie es etwa bei WebUntis, DAVINCI oder Indiware der Fall ist. Der Plan gehört aber hinter den Login und ohne Abwesenheitsgründe.

Darf der Vertretungsplan öffentlich im Internet stehen?

In aller Regel nicht mit Namen oder Kürzeln von Lehrkräften, weil sich daraus ablesen lässt, wer wann fehlt. Wir empfehlen einen Zugang nur für Angemeldete, auf Wunsch nach Klasse gefiltert.

Wie kommen die Termine aus Schulmanager Online auf die Website?

Schulmanager Online gibt Termine als Kalenderabonnement aus. Die Website übernimmt daraus die öffentlichen Kategorien automatisch und zeigt sie im eigenen Kalender. Diesen Import setzen wir bereits bei Schulen ein.

Ist ein eingebetteter Kalender nicht einfacher?

Schneller eingerichtet, ja. Er sieht aber anders aus als die Website, ist oft nicht barrierefrei, und beim Laden gehen Daten der Besucher an den Anbieter. Ein Abonnement zeigt dieselben Termine im eigenen Design und ohne diesen Datenfluss.

Quellen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Vorgaben Ihres Landes und die Einschätzung Ihres Datenschutzbeauftragten.

Einmal pflegen, überall richtig

Welche Schulsysteme wir mit Ihrer Website verbinden, von Kalender und Vertretungsplan bis zur Anmeldung mit dem Schulkonto.

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