Leistung · WooCommerce & Warenwirtschaft
WooCommerce und Warenwirtschaft: Schluss mit Listen zwischen Shop und Lager.
Artikel in der Warenwirtschaft, Bestellungen im Shop, dazwischen jemand, der Bestände abgleicht und Aufträge abtippt: Das kostet jeden Tag Zeit und erzeugt genau die Fehler, die Ihre Kunden merken. Wir verbinden WooCommerce mit JTL-Wawi, Xentral, plentymarkets, weclapp, Billbee, Afterbuy und den Systemen, für die es keinen fertigen Weg gibt. Wir richten Connectoren ein, erweitern sie, wo sie aufhören, und schreiben die Schnittstelle selbst, wenn es keine gibt. Und wir übernehmen die Verantwortung für die Strecke dazwischen.
Fundament
Worauf Sie bauen
Mehr als sechs
... Warenwirtschaftssysteme verbinden wir auf fertigem Weg mit WooCommerce. Jedes andere mit dokumentierter Schnittstelle ebenso.
Ein führendes System
... je Datenfeld, schriftlich festgelegt. So ist immer klar, wo Preis, Bestand und Artikeltext gepflegt werden.
Seit 2009
... verbinden wir WordPress mit Fachsystemen. Wir verantworten die Strecke dazwischen, nicht nur die beiden Enden.
Eigene Plugins
... schreiben wir dort, wo der fertige Connector aufhört. So scheitert die Anbindung nicht an der letzten Sonderregel.
Ausgangslage
Zwei Fenster, eine Tabelle und viel Geduld.
In vielen Shops gibt es eine Person, ohne die nichts läuft. Sie trägt morgens die Bestellungen in die Warenwirtschaft ein, gleicht mittags die Bestände ab und pflegt abends die neuen Preise im Shop nach. Sie ist die teuerste Schnittstelle im Unternehmen, und sie wird im Urlaub nicht vertreten.
Das Problem ist dabei nicht nur die Zeit. Jede Übertragung von Hand ist eine Gelegenheit für Widersprüche: der Artikel, der im Shop verfügbar ist, obwohl das Regal leer ist, der Kundenpreis, der nicht angekommen ist, die Bestellung, die doppelt erfasst wurde.
Eine gute Anbindung macht diese Arbeit überflüssig. Einmal pflegen, automatisch übertragen, und die Person, die bisher abgetippt hat, kümmert sich um Kunden statt um Listen.
- Stunden pro Woche zurückBestellungen, Bestände und Preise laufen, ohne dass jemand kopiert.
- Keine WidersprücheWas im Shop steht, stimmt mit dem Lager überein, auch um drei Uhr nachts.
- Kein Wissen in einem KopfDie Übertragung ist dokumentiert, nicht an eine Person gebunden.
Datenfluss
In beide Richtungen, ohne Doppelpflege
Welche Daten wohin fließen, legen wir vorher gemeinsam fest. Das hier ist der übliche Umfang, und er lässt sich in jede Richtung erweitern.
- Artikel und Varianten → ShopStammdaten, Attribute, Varianten, Bilder, Maße, Gewichte, Herstellerangaben. Gepflegt in der Warenwirtschaft, ausgespielt im Shop.
- Bestände → ShopVerfügbarkeit je Artikel und Variante, auf Wunsch je Lager, mit Lieferzeit, sobald der Bestand auf null fällt.
- Preise und Kundengruppen → ShopListenpreise, Staffeln, Kundengruppen und individuelle Konditionen für Firmenkunden.
- Bestellungen → WarenwirtschaftJede Bestellung mit Positionen, Versandart, Zahlart, Gutscheinen und Kundendaten, sofort oder im festen Takt.
- Kunden → WarenwirtschaftNeue Kundenkonten und Adressänderungen, auf Wunsch mit Kundennummer zurück in den Shop.
- Status und Sendung → ShopVersandstatus, Sendungsnummer, Teillieferung und Rechnung zurück ins Kundenkonto und in die Kundenmail.
Datenhoheit
Für jedes Feld gibt es genau einen Chef.
Die meisten Probleme mit Anbindungen entstehen nicht in der Technik, sondern in einer Frage, die niemand gestellt hat: Wo wird dieses Feld eigentlich gepflegt? Wenn die Marketingabteilung Produkttexte im Shop verbessert und die Warenwirtschaft sie nachts mit den alten überschreibt, ist nicht der Connector schuld. Es fehlte eine Absprache.
Deshalb beginnt jede Anbindung bei uns mit einer schlichten Tabelle: Feld für Feld, welches System führt und welches nur empfängt. Preis und Bestand kommen meist aus der Warenwirtschaft, Texte für Suchmaschinen und Ratgeber oft aus dem Shop, Bilder mal hier, mal dort. Das legen wir einmal fest, und der Connector hält sich daran.
Die Tabelle bekommen Sie. Sie ist später die erste Stelle, an der jemand nachsieht, wenn etwas nicht stimmt.
- FeldtabelleJedes Datenfeld mit führendem System, Richtung und Takt. Schriftlich, verständlich.
- Nichts wird überschriebenWas im Shop gepflegt wird, bleibt im Shop, auch wenn die Warenwirtschaft nachts synchronisiert.
- Redaktion im Shop möglichTexte, Ratgeber und Landingpages dürfen im Shop wachsen, ohne die Stammdaten anzufassen.
Systeme
Die sechs Warenwirtschaften, nach denen am häufigsten gefragt wird
Alle sechs haben einen fertigen Weg zu WooCommerce, als eigenen Connector oder über eine erprobte Zwischenschicht. Unsere Arbeit beginnt bei der Einrichtung und endet nicht dort, wo der Standard aufhört.
JTL-Wawi
Der JTL-Connector für WooCommerce überträgt Artikel, Bestände und Aufträge; wie viele Shops angebunden werden können, hängt von der JTL-Edition ab. Wir richten ihn ein, ordnen Varianten und Merkmale sauber zu und erweitern ihn für Kundengruppen, Pflichtangaben und eigene Felder.
Xentral
Xentral bringt einen eigenen WooCommerce-Connector mit. Wir verbinden, legen Artikel- und Auftragsabgleich fest und kümmern uns um die Stellen, an denen Ihr Shop mehr kann als der Standard.
plentymarkets
Stark im Mehrkanalhandel. Die Anbindung an WooCommerce läuft über eine erprobte Zwischenschicht oder über die Schnittstellen beider Systeme, je nachdem, was Ihr Datenmodell verlangt.
weclapp
Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung aus der Cloud. Wir binden den Shop an und nutzen die Schnittstelle, wo die fertige Anbindung nicht weit genug reicht.
Billbee
Beliebt bei Händlern, die auf mehreren Marktplätzen verkaufen. Bestellungen, Bestände und Versand laufen zentral, der Shop ist einer von mehreren Kanälen.
Afterbuy
Gewachsen im Marktplatzhandel. Wir verbinden WooCommerce so, dass Artikel, Bestände und Aufträge mit Ihren übrigen Kanälen im Takt bleiben.
Ihr System ist nicht dabei? Lexware, der DATEV-Export für Ihre Steuerkanzlei, Branchensoftware oder eine eigene Datenbank: Was eine dokumentierte Schnittstelle oder einen strukturierten Export hat, binden wir an.
Standard-Connectoren sind für den Standard gebaut, und das ist gut so. Sie übertragen Artikel, Bestände und Aufträge zuverlässig, solange Ihr Shop so funktioniert, wie der Hersteller sich einen Shop vorstellt. Schwierig wird es genau dort, wo Ihr Geschäft sich unterscheidet.
Typische Stellen: Varianten mit mehr Merkmalen, als der Connector zuordnen kann. Individuelle Preise je Firmenkunde, die im Shop nicht ankommen. Eigene Produkttypen wie Maßware, Sets oder Termine, die der Connector nicht kennt. Pflichtangaben nach Produktsicherheitsverordnung, die in der Warenwirtschaft gepflegt werden, aber im Shop fehlen. Oder Felder aus einer Erweiterung, die schlicht nicht übertragen werden.
An diesen Stellen suchen wir nicht die nächste Erweiterung, sondern erweitern die Anbindung: über die Andockstellen, die Connector und WooCommerce dafür vorsehen, als eigenes, gekapseltes Plugin, das Updates von beiden Seiten übersteht.
- Eigene Felder und ProdukttypenWas Ihr Shop kann, muss auch übertragen werden. Wir bauen die Brücke dafür.
- Kundenindividuelle PreiseKonditionen aus der Warenwirtschaft, im Shop sichtbar für genau den richtigen Kunden.
- Update-fest erweitertKeine Änderung im Connector selbst, sondern daneben, an definierten Andockstellen.
Individuell
Kein Connector? Dann schreiben wir ihn.
Branchensoftware, ein älteres ERP, das Lieferantenportal, die eigene Datenbank, die jemand vor zwölf Jahren gebaut hat: Für viele Systeme gibt es keinen fertigen Weg zu WooCommerce. Das ist bei uns kein Ausschlussgrund, sondern Tagesgeschäft.
Wir bauen die Schnittstelle über den Weg, den Ihr System anbietet: über eine REST- oder SOAP-Schnittstelle, über Dateien, die in festen Abständen auf einem gesicherten Server abgelegt werden, über Webhooks oder direkt über die Datenbank. Auf der Shop-Seite nutzen wir die REST-API und die Andockstellen von WooCommerce. Dazwischen liegt immer dasselbe Gerüst: Warteschlange, Wiederholung bei Fehlern, Protokoll und Meldung.
Sie bekommen damit eine Schnittstelle, die dokumentiert ist, Ihnen gehört und von einer anderen Agentur weitergeführt werden könnte.
- Jeder ÜbergabewegREST, SOAP, CSV, XML, gesicherter Dateiaustausch, Webhooks, Datenbank.
- Robust im BetriebWarteschlange und automatische Wiederholung statt verlorener Datensätze.
- Dokumentiert und übertragbarCode, Feldtabelle und Betriebshandbuch gehören Ihnen.
Buchhaltung
Vom Warenkorb bis zum Buchungssatz, ohne Abtippen.
Am Monatsende zeigt sich, ob eine Anbindung wirklich durchdacht ist. Bestellungen, Zahlungseingänge, Gutschriften, Retouren und Gebühren der Zahlungsanbieter müssen bei der Buchhaltung oder beim Steuerberater ankommen, vollständig und in einem Format, das dort verarbeitet werden kann.
Läuft Ihre Rechnungsstellung über die Warenwirtschaft, übernimmt sie diesen Teil meist schon. Ist der Shop selbst Rechnungssteller, binden wir ihn direkt an Ihr Buchhaltungsprogramm wie Lexware an oder an den DATEV-Export für Ihre Steuerkanzlei. Und wir sorgen dafür, dass Rechnungen an Firmenkunden als E-Rechnung im strukturierten Format erzeugt werden können: Empfangen können müssen das alle Unternehmen seit 2025, ausstellen müssen es größere ab 2027 und alle übrigen ab 2028.
Das ist eine Einordnung, keine Steuerberatung. Welche Stelle bei Ihnen die Rechnung erzeugt, klären wir gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung.
- Buchhaltung angebundenBestellungen, Zahlungen, Gutschriften und Gebühren im Format Ihres Programms oder Ihrer Kanzlei.
- E-Rechnung für B2BXRechnung und ZUGFeRD aus Warenwirtschaft, Buchhaltung oder direkt aus dem Shop.
- ZahlungsabgleichZahlungseingänge den Bestellungen automatisch zugeordnet, statt Kontoauszug neben Bestellliste.
Rundherum
Die Warenwirtschaft ist selten allein
Um Shop und Warenwirtschaft herum stehen meist weitere Systeme. Wir binden sie so ein, dass es für Ihr Team trotzdem nur eine Wahrheit gibt.
- Mehrere LagerBestand je Lager, Verfügbarkeit im Shop nach Regel, Versand aus dem richtigen Standort.
- Versand und EtikettenVersanddienstleister angebunden, Sendungsnummer automatisch zurück an Shop und Kunde.
- Marktplätze und FeedsPreisvergleiche, Shopping-Anzeigen und Marktplätze aus demselben Datenbestand, Bestände kanalübergreifend.
- Kasse und LadengeschäftBestände zwischen Filiale und Shop geteilt, damit online nichts verkauft wird, was gerade über die Ladentheke ging.
- Lieferanten und StreckengeschäftLieferantenbestände und -preise im Takt, Bestellungen direkt an den Lieferanten weitergereicht.
- RetourenRücksendung angemeldet im Shop, erfasst in der Warenwirtschaft, Gutschrift zurück an den Kunden.
Betrieb
Jede Schnittstelle hakt irgendwann. Entscheidend ist, wer es merkt.
Ein Artikel mit ungültigem Zeichen im Namen, ein Zahlungsanbieter, der kurz nicht antwortet, ein Update auf einer der beiden Seiten. Das passiert. Deshalb bauen wir jede Anbindung so, dass Fehler auffallen, bevor sie Kunden auffallen.
- Protokoll zum NachsehenJede Übertragung mit Zeitpunkt und Ergebnis. Ihr Team sieht selbst, was wann wohin ging.
- Wiederholung statt VerlustSchlägt eine Übertragung fehl, wird sie automatisch erneut versucht, statt still zu verschwinden.
- Meldung bei StauBleiben Bestellungen hängen oder läuft der Abgleich nicht mehr, bekommen wir eine Meldung.
- Updates mit ProbeVor neuen Versionen von Connector, Warenwirtschaft oder WooCommerce sichern wir den Shop und prüfen den Datenabgleich direkt nach dem Update.
Tempo
Zehntausend Preise über Nacht, und der Shop merkt nichts.
Ein Abgleich, der beim Seitenaufruf Ihrer Kunden läuft, macht den Shop langsam. Ein Import, der zehntausend Artikel in einem Rutsch schreiben will, bricht irgendwo in der Mitte ab. Beides ist kein Problem der Warenwirtschaft, sondern eines der Bauweise.
Wir lassen große Übertragungen im Hintergrund laufen, in Paketen und über die Warteschlange von WooCommerce, und schreiben nur neu, was sich tatsächlich geändert hat. Bestände werden in kurzen Abständen abgeglichen, Stammdaten seltener, Preise zu dem Zeitpunkt, an dem sie gelten sollen.
Ergebnis: Der Abgleich läuft, und der Checkout bleibt schnell.
- In PaketenGroße Mengen in handlichen Schritten, mit Wiederaufnahme bei Abbruch.
- Nur, was sich ändertAbgleich über Änderungen statt Komplettübertragung.
- Takt nach DatenartBestände häufig, Stammdaten seltener, Preise zum Stichtag.
Viele Händler kommen zu uns, wenn der Shop gewachsen ist und die Tabellen nicht mehr reichen. Die Warenwirtschaft ist ausgewählt oder gerade in der Einführung, und der Shop soll daran angeschlossen werden. Das ist die Gelegenheit, die Artikeldaten einmal richtig zu ordnen, bevor sie in zwei Systemen gleichzeitig falsch sind.
Wir übertragen den Bestand aus dem Shop in die neue Warenwirtschaft oder umgekehrt, führen Varianten zusammen, legen Artikelnummern fest und richten danach die laufende Anbindung ein. Bei der Auswahl des Systems beraten wir aus Sicht des Shops, ohne Provision und ohne Lieblingsanbieter.
Und wenn der Shop selbst gleich mit wechseln soll, gibt es dafür eine eigene Seite.
- Auswahl aus Shop-SichtWelche Warenwirtschaft zu Ihrem Shop, Ihrem Sortiment und Ihren Kanälen passt.
- Erstbefüllung sauberArtikelnummern, Varianten, Merkmale einmal geordnet, in beiden Systemen gleich.
- Umstieg ohne PauseDer Shop verkauft während der Einführung weiter.
Kostenloser Check
Geht das mit meinem System? Wir sagen es Ihnen, kostenlos.
Sie nennen uns Ihren Shop, Ihre Warenwirtschaft und was zwischen beiden laufen soll oder heute nicht läuft. Wir sehen uns die Schnittstellen beider Seiten an und sagen Ihnen, ob ein fertiger Connector reicht, wo er erweitert werden muss oder ob eine eigene Schnittstelle der bessere Weg ist.
Das Ergebnis bekommen Sie schriftlich, mit einer ersten Feldtabelle, auch wenn daraus keine Zusammenarbeit wird.
- Beide Seiten geprüftShop, Warenwirtschaft und die Wege dazwischen.
- Erste FeldtabelleWelche Daten fließen, wer führt, was fehlt.
- Klarer WegConnector einrichten, erweitern oder selbst schreiben.
Ablauf
Von der Feldtabelle bis zum laufenden Abgleich
Ob fertiger Connector oder eigene Schnittstelle: Die Schritte sind dieselben, nur ihr Gewicht verschiebt sich.
Verstehen
Systeme, Datenflüsse, Sonderfälle. Machbarkeits-Check oder Workshop mit Ihrem Team.
Festlegen
Feldtabelle mit führendem System, Richtung und Takt. Die Grundlage für alles Weitere.
Bauen
Connector einrichten und erweitern oder Schnittstelle schreiben. Auf einer Kopie Ihres Shops.
Erstabgleich
Artikelnummern zuordnen, Daten bereinigen, erste Übertragung prüfen, Stichproben mit Ihrem Team.
Betreiben
Livegang, Beobachtung der ersten echten Bestellungen, danach Protokoll, Meldungen und Updates mit Probe.
Den Zeitplan bekommen Sie mit dem Angebot. Er hängt vor allem davon ab, ob ein fertiger Connector reicht und wie sauber die Artikeldaten heute vorliegen.
Häufige Fragen zu WooCommerce und Warenwirtschaft
Welche Warenwirtschaft passt zu WooCommerce?
JTL-Wawi, Xentral, plentymarkets, weclapp, Billbee und Afterbuy haben alle einen fertigen Weg zu WooCommerce. Welches System passt, hängt von Sortiment, Kanälen, Lager und Buchhaltung ab. Wir beraten aus Sicht des Shops, ohne Provision und ohne Lieblingsanbieter.
Richten Sie den JTL-Connector für WooCommerce ein?
Ja. Wir installieren und verbinden ihn, ordnen Varianten und Merkmale zu, legen fest, welche Daten in welche Richtung fließen, und erweitern ihn dort, wo Ihr Shop mehr kann als der Standard, etwa bei Kundengruppen, Pflichtangaben oder eigenen Feldern.
Der Connector läuft, aber Varianten und Preise kommen falsch an. Können Sie helfen?
Ja, das ist einer der häufigsten Anlässe. Meist liegt es an der Zuordnung von Merkmalen, an Feldern, die der Connector nicht kennt, oder an einer fehlenden Absprache, welches System führt. Wir finden die Stelle und beheben sie update-fest.
Unsere Warenwirtschaft hat keinen WooCommerce-Connector. Was nun?
Dann schreiben wir die Schnittstelle selbst, über den Weg, den Ihr System anbietet: REST, SOAP, Dateiaustausch, Webhooks oder Datenbank. Mit Warteschlange, Wiederholung bei Fehlern und Protokoll.
Wie oft werden Bestände abgeglichen?
So oft, wie Ihr Geschäft es verlangt und die Systeme es zulassen, bei Beständen meist im Abstand weniger Minuten. Stammdaten laufen seltener, Preise zum Zeitpunkt, an dem sie gelten sollen.
Können Firmenkunden ihre eigenen Preise im Shop sehen?
Ja. Kundengruppen, Staffeln und individuelle Konditionen kommen aus der Warenwirtschaft und werden im Shop genau dem richtigen Kunden angezeigt. Wo der Connector das nicht abdeckt, erweitern wir ihn.
Wird der Shop durch den Abgleich langsamer?
Nicht, wenn er richtig gebaut ist. Große Übertragungen laufen im Hintergrund, in Paketen und nur für geänderte Daten. Ihre Kunden merken davon nichts.
Was passiert, wenn eine Übertragung fehlschlägt?
Sie wird automatisch wiederholt und im Protokoll vermerkt. Hängt der Abgleich länger, bekommen wir eine Meldung. Verloren geht nichts.
Können wir Produkttexte im Shop pflegen, obwohl die Artikel aus der Warenwirtschaft kommen?
Ja. Für jedes Feld legen wir fest, welches System führt. Texte für Suchmaschinen und Ratgeber können im Shop wachsen, ohne dass die Warenwirtschaft sie nachts überschreibt.
Binden Sie auch unsere Buchhaltung an?
Ja. Bestellungen, Zahlungen, Gutschriften und Gebühren gehen im passenden Format an Ihr Buchhaltungsprogramm wie Lexware oder als DATEV-Export an Ihre Steuerkanzlei, entweder über die Warenwirtschaft oder direkt aus dem Shop.
Müssen wir E-Rechnungen aus dem Shop erzeugen?
Bei Verkäufen an Unternehmen im Inland zunehmend ja. Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027 und alle übrigen ab 2028. Das ist eine Einordnung, keine Steuerberatung. Wir richten die Erzeugung dort ein, wo bei Ihnen die Rechnung entsteht.
Wir verkaufen auch auf Marktplätzen und im Laden. Bleiben die Bestände richtig?
Ja, wenn alle Kanäle an derselben Warenwirtschaft hängen. Wir binden den Shop so ein, dass Marktplatz, Kasse und Shop auf denselben Bestand zugreifen.
Wir führen gerade eine neue Warenwirtschaft ein. Wann sollten wir Sie holen?
Möglichst früh, am besten vor der Erstbefüllung. Dann ordnen wir Artikelnummern, Varianten und Merkmale einmal richtig, und die Anbindung an den Shop steht von Anfang an. Soll der Shop gleich mit wechseln, lesen Sie mehr zur Shop-Migration.
Wer ist zuständig, wenn etwas nicht funktioniert: Shop, Connector oder Warenwirtschaft?
Bei uns ist die Antwort einfach: wir, für die Strecke dazwischen. Wir sehen im Protokoll, wo es hakt, und klären es mit dem Hersteller, wenn der Fehler auf seiner Seite liegt. Im Rahmen der WooCommerce-Betreuung überwachen wir die Anbindung laufend.
Warum contixmedia
Shop-Agentur oder Schnittstellen-Entwickler? Bei uns beides.
Wer nur den Shop kennt, versteht die Warenwirtschaft nicht, und umgekehrt. Sechs Gründe, warum das bei uns zusammenkommt.
- Wir bauen auch das andere EndeWir bauen den Shop, in dem die Daten ankommen. Deshalb wissen wir, was ankommen muss, und nicht nur, was verschickt wird.
- Zur Stelle, wenn der Hersteller etwas ändertÄndert Ihre Warenwirtschaft ihre Schnittstelle, sind dieselben Leute da, die Ihren Abgleich gebaut haben.
- Fertig ist ein Update erst nach der TestbestellungOb ein Update sitzt, entscheidet bei uns der Testkauf und nicht das Häkchen im Backend.
- Wir sagen, wenn ein fertiger Connector reichtNicht jede Anbindung braucht eigenen Code. Reicht der Connector des Herstellers, richten wir ihn sauber ein und bauen nichts doppelt.
- Schnittstellen sind unser Alltag, nicht nur im ShopWir verbinden auch Websites von Kommunen, Schulen und Unternehmen mit ihrer Fachsoftware. Diese Erfahrung steckt in jedem Shop-Abgleich.
- Ein Mensch statt TicketnummerSie erreichen die Leute, die Ihren Shop kennen, und bekommen spätestens am nächsten Werktag Antwort.
Erzählen Sie uns, welche Systeme bei Ihnen miteinander reden sollen.
Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Versand: Wir sehen uns an, was heute läuft und was nicht, und sagen Ihnen, wie wir die Strecke dazwischen bauen würden. Per Video oder bei Ihnen in der Region Augsburg und München.
Geht das? Sagen wir Ihnen, bevor es etwas kostet.
Beschreiben Sie die Funktion, die Ihnen fehlt. Sie bekommen eine Einschätzung in Klartext und den Hinweis, falls es das schon fertig gibt. Kostenlos und unverbindlich.
Erzählen Sie uns von Ihrem Projekt.
Ein paar Sätze reichen. Wir melden uns spätestens am nächsten Werktag mit Rückfragen, einem Terminvorschlag oder beidem.