DSGVO-Checkliste für die Schulhomepage 2025

Schul-Websites & DSGVO 2025: So geht’s richtig (und ohne Kopfschmerzen)

Eine erstklassige Website ist für eine Schule heute kein “Kann”, sondern ein “Muss”. Aber Hand aufs Herz: Wer bei “Homepage” nur an schöne Bilder und den Vertretungsplan denkt, hat die Rechnung ohne die DSGVO gemacht. Gerade für Schulen als öffentliche Stellen ist das Thema Datenschutz ein Minenfeld. Eine Website, die hier nicht sattelfest ist, riskiert nicht nur Ärger mit den Behörden, sondern verspielt auch das Wichtigste, was eine Schule hat: das Vertrauen von Eltern und Schülern.

Sie wissen es längst, sonst wären Sie nicht hier: Die Flut an Paragrafen kann einen erschlagen. Aber keine Sorge. Als Webdesign-Agentur, die seit Jahren erfolgreich Websites für Schulen konzipiert und umsetzt, kennen wir die Spielregeln. Wir haben die wichtigsten Punkte für 2025 in eine klare, verständliche Checkliste gepackt. Ein Leitfaden aus der Praxis für die Praxis – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, während wir den digitalen Kram für Sie regeln.

Teil 1: Das Fundament muss stehen – Technik & Recht

Bevor wir über Inhalte reden, muss die Basis stimmen. Das ist wie beim Hausbau: Ein wackeliges Fundament, und der Rest bricht früher oder später zusammen. Hier legen wir als Ihre Agentur den Grundstein, damit alles von Anfang an sauber läuft.

Hosting & Sicherheit – Die Basics

• Serverstandort Deutschland/EU: Klingt banal, ist aber Pflicht. Der Server Ihrer Schul-Homepage muss in der EU stehen, am besten in Deutschland. Wir helfen Ihnen, den passenden Anbieter zu finden, der nicht nur sicher, sondern auch schnell ist.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Mit dem Hoster brauchen Sie zwingend einen AVV. Das ist kein optionaler Papierkram, sondern die rechtliche Absicherung, dass der Dienstleister mit Ihren Daten genauso sorgfältig umgeht wie Sie selbst.
• SSL/TLS-Verschlüsselung: Eine Website ohne HTTPS-Verschlüsselung ist heute undenkbar. Das ist das digitale Vorhängeschloss, das die Datenübertragung absichert. Klar, dass jede von uns erstellte Schulhomepage von der ersten Sekunde an sicher verschlüsselt ist. Das ist bei uns Standard, keine Option.

Impressum & Datenschutzerklärung – Die ungeliebten Pflichtübungen

• Lückenloses Impressum: Jeder Besucher muss von jeder Unterseite mit einem Klick zum Impressum kommen. Keine Ausnahmen. Und es muss alles drinstehen, was reingehört.
• Wasserdichte Datenschutzerklärung: Dasselbe gilt für die Datenschutzerklärung. Sie muss nicht nur da sein, sondern auch verständlich erklären, was mit den Daten der Nutzer passiert. Wir sorgen dafür, dass diese Pflichttexte nicht nur existieren, sondern auch korrekt und leicht erreichbar eingebunden sind.

Teil 2: Die typischen DSGVO-Fallen – und wie Sie sie locker umschiffen

Moderne Websites leben von Funktionen, die das Nutzererlebnis verbessern. Doch genau hier lauern die Stolpersteine, die eine Website schnell zum Datenschutz-Albtraum machen. Wir kennen sie alle – und bauen Ihre Seite so, dass Sie gar nicht erst hineintreten.

Cookies & die Kunst der Einwilligung

Hier gilt eine eiserne Regel: Weniger ist mehr.

• Nur das Nötigste ohne Zustimmung: Cookies, die für die reine Funktion der Seite gebraucht werden (z.B. für einen Login-Bereich), sind okay. Alles andere ist tabu – bis der Nutzer aktiv “Ja” sagt.
• Aktives “Ja” für den Rest: Tracking-Cookies, Marketing-Tools, externe Medien? Alles nur mit einer echten, informierten Einwilligung. Ein “Weiter surfen und akzeptieren” gibt es nicht mehr.
• Der Cookie-Banner, der funktioniert: Ja, ein Cookie-Banner ist Pflicht. Aber er muss fair sein. Ablehnen muss genauso einfach sein wie zustimmen. Wir implementieren für Sie eine Lösung, die nicht nur rechtskonform ist, sondern die Nutzer auch nicht nervt.

Externe Dienste: Bequem, aber riskant

Die Einbindung von Tools anderer Anbieter ist verlockend, aber datenschutzrechtlich oft ein Desaster.

• Google Fonts? Nein, danke!: Dienste wie Google Fonts laden Schriften von US-Servern und können dabei Nutzerdaten übertragen. Ein unnötiges Risiko. Wir binden Schriften grundsätzlich lokal ein. Problem gelöst, bevor es entsteht.
• Social-Media-Plugins sind raus: Die “Gefällt mir”-Buttons von Facebook & Co. sind Datenstaubsauger. Es gibt smarte, datenschutzfreundliche Alternativen, um Inhalte zu teilen. Wir zeigen sie Ihnen.
• Website-Analyse mit Verstand: Google Analytics ist nur mit aktiver Einwilligung erlaubt. Wir beraten Sie zu Alternativen, die auf Ihrem eigenen Server laufen und Ihnen trotzdem zeigen, was auf Ihrer Seite los ist – ganz ohne Datenkraken.

Teil 3: Der Umgang mit Daten von Schülern & Lehrern – Hier wird’s ernst

Jetzt kommen wir zum Kern der Sache: die Daten der Menschen, für die Sie verantwortlich sind. Hier sind Fehler unverzeihlich. Die Verantwortung für die Inhalte liegt bei Ihnen als Schule, wir liefern die kugelsichere technische Umsetzung.

Fotos und Namen: Nur mit Erlaubnis

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, kann aber auch tausend Probleme schaffen.

• Einwilligung ist alles: Sie brauchen eine schriftliche, freiwillige und jederzeit widerrufbare Einwilligung von jeder Person auf jedem Foto. Bei Minderjährigen müssen alle Erziehungsberechtigten zustimmen. Ohne Wenn und Aber.
• Nichts ist für die Ewigkeit: Verlässt ein Schüler oder Lehrer die Schule, erlischt die Einwilligung. Die Daten müssen dann weg. Sofort.

Kontaktformulare & Newsletter

• Datensparsamkeit ist Trumpf: Fragen Sie in Formularen nur das ab, was Sie wirklich brauchen. Der Name und die E-Mail-Adresse reichen meistens.
• Sichere Übertragung: Wir stellen sicher, dass alle Formulare auf Ihrer Seite durchgehend verschlüsselt sind. Ehrensache.
• Newsletter? Nur mit Double-Opt-In!: Wer sich für einen Newsletter anmeldet, muss das in einer zweiten E-Mail bestätigen. Das ist der Goldstandard und bei uns selbstverständlich. Wir liefern Ihnen die technisch saubere und rechtssichere Lösung dafür.

Teil 4: Datenschutz ist Chefsache – Ihre Hausaufgaben

Eine sichere Technik ist die eine Hälfte der Miete. Die andere ist eine saubere Organisation im Hintergrund. Das können wir Ihnen nicht abnehmen, aber wir können Ihnen sagen, worauf es ankommt.

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT): Sie müssen schriftlich festhalten, welche Daten Sie warum und wie verarbeiten. Das ist eine Pflichtübung für jede Schule.
• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Wenn Sie neue, potenziell riskante Technik einführen (Stichwort: KI-Lernplattformen), müssen Sie die Risiken vorab bewerten.
• Mitarbeiter schulen: Jeder, der an Ihrer Schule mit personenbezogenen Daten zu tun hat, muss wissen, was er tut – und was er lassen sollte. Regelmäßige Schulungen sind Pflicht.
• Betroffenenrechte umsetzen: Wenn jemand Auskunft über seine Daten will oder deren Löschung verlangt, müssen Sie schnell und korrekt reagieren können. Dafür brauchen Sie einen klaren Prozess.

Teil 5: Was 2025 noch kommt – Ein Blick nach vorn

Die digitale Welt schläft nie. Neue Technologien bringen neue Herausforderungen für den Datenschutz.

• Künstliche Intelligenz (KI): Ein Chatbot auf der Website oder ein KI-Tutor im Unterricht? Spannend, aber datenschutzrechtlich hochkomplex. Das erfordert eine genaue Prüfung.
• Cloud-Lösungen & Lernplattformen: Externe Lernplattformen sind praktisch, aber nur erlaubt, wenn der Anbieter seine DSGVO-Konformität glasklar nachweisen kann.
• Digitale Kommunikation: Die Regeln für Videokonferenz-Tools oder Messenger können sich je nach Bundesland unterscheiden. Hier muss man am Ball bleiben.

Schluss mit dem DSGVO-Stress!

Eine DSGVO-konforme Schulhomepage ist kein Projekt, das man einmal abhakt. Es ist ein Prozess. Während die organisatorischen Hausaufgaben bei Ihnen liegen, nehmen wir Ihnen den gesamten technischen Druck von den Schultern.

Die Komplexität der DSGVO lähmt Sie? Muss sie nicht. Als Experten für Schul-Websites sorgen wir dafür, dass Ihr digitaler Auftritt nicht nur modern und frisch aussieht, sondern von Grund auf rechtssicher ist. Von der Technik über die Funktionen bis zur korrekten Einbindung aller notwendigen Texte.

Lassen Sie uns reden! Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung und machen wir Ihre Schulhomepage gemeinsam fit für die Zukunft. Zuverlässig, professionell und ohne Kopfschmerzen.